Fakturowanie elektroniczne - pierwsza Norma Europejska
Rozwój nowych technologii coraz bardziej oddziałuje na kolejne obszary naszej codzienności. Digitalizacja sprawia, że tradycyjne formy dokumentów zyskują swoje elektroniczne odpowiedniki, co ma przyspieszać, usprawniać i polepszać proces przetwarzania i magazynowania danych, a także minimalizować jego koszty.
W PKN prace nad tematyką fakturowania elektronicznego zainicjowano we wrześniu 2014 roku w ramach przygotowań do przewidywanej publikacji normy w Polsce (KT 271 ds. Bankowości i Bankowych Usług Finansowych).
Fakturowanie elektroniczne – jako metoda wsparcia handlu i jego rozliczeń – jest stosowane przez wiele przedsiębiorstw komercyjnych na całym świecie. Ale nie jest wolne od pewnych wątpliwości m.in.:
- istnieje szeroki zakres stosowanych formatów;
- międzynarodowe transakcje w UE są utrudnione z powodu różnych przepisów krajowych, które regulują ważność i akceptowalność fakturowania elektronicznego (eInvoicing) w kategoriach prawnych, finansowych i administracyjnych;
- niepewność budzi także bezpieczeństwo systemów e-fakturowania.
Pojawiła się potrzeba opracowania Normy Europejskiej w celu ujednolicenia praktyk w całej Europie w odpowiedzi na dyrektywę 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych. Zakres działania dyrektywy obejmuje:
- faktury wykorzystywane w realizacji dostaw objętych dyrektywami o zamówieniach publicznych;
- faktury wysyłane do sektora publicznego;
- wszystkie poziomy administracji publicznej (krajowe, regionalne, lokalne) – we wszystkich państwach członkowskich UE.
CEN/TC 434 opracował w stosunkowo krótkim czasie Normę Europejską i Specyfikację Techniczną: EN 16931-1 Electronic invoicing – Part 1: Semantic data model of the core elements of an electronic invoice oraz TS 16931-Electronic invoicing – Part 2: List of syntaxes that comply with EN 16931-1.
Norma ustanawia semantyczny model danych części głównej faktury elektronicznej. Zawiera on tylko istotne elementy informacyjne niezbędne do zapewnienia zgodności prawnej (oraz podatkowej) oraz umożliwiające interoperacyjność w handlu transgranicznym, ponadsektorowym i krajowym. Model semantyczny może być wykorzystywany przez organizacje publiczne oraz prywatne w fakturowaniu dostaw publicznych. Może być także używany w fakturowaniu pomiędzy przedsiębiorstwami sektora prywatnego. Norma:
- jest neutralna technologicznie;
- jest zgodna z odpowiednimi międzynarodowymi standardami fakturowania elektronicznego;
- uwzględnia potrzebę ochrony danych osobowych zgodnie z dyrektywą 95/46/WE przy poszanowaniu zasad prywatności i wzorcowania w zakresie ochrony danych, minimalizacji danych, ograniczenia celu, konieczności i proporcjonalności.
Jest zgodna z odpowiednimi przepisami dyrektywy 2006/112/WE – pozwala na utworzenie praktycznych, przyjaznych dla użytkownika, elastycznych i wydajnych kosztowo systemów fakturowania elektronicznego. Bierze pod uwagę zarówno szczególne potrzeby małych i średnich przedsiębiorstw, jak również mniejszych instytucji i podmiotów zamawiających.
Norma została wdrożona do zbioru Polskich Norm jako PN-EN 16931-1 Fakturowanie elektroniczne – Semantyczny model danych części głównej faktury elektronicznej.
Źródło: Wiadomości PKN 7/2017