Zasady udziału w pracach i opracowywaniu dokumentów normalizacyjnych określają Przepisy wewnętrzne CEN/CENELEC:
- Część 2. Wspólne reguły prac normalizacyjnych
- Część 3. Reguły dotyczące struktury i redagowania publikacji CEN/CENELEC.
Dostęp do dokumentacji CEN i CENELEC
PKN jest współwłaścicielem wszystkich dokumentów roboczych tworzonych w obu organizacjach i ma prawo dostępu, nawet jeśli nie uczestniczy czynnie w powstawaniu tych dokumentów. Dostęp ten, ze względów organizacyjno-technicznych, jest jednak ograniczany.
PKN wskazuje osoby uprawnione do pobierania dokumentów roboczych właściwego TC. Taką osobą może być wyłącznie reprezentant członka OT lub pracownik PKN. Autoryzacji użytkowników serwera (nadania dostępu do dokumentacji roboczej), dokonuje się za pośrednictwem właściwego Sektora WPN, zgodnie z procedurą Z2-P2 Zasady uczestnictwa w pracach organów technicznych i roboczych europejskich i międzynarodowych organizacji normalizacyjnych.
Członkowie Grup Roboczych (Working group - WG) wymieniają dokumenty robocze wewnątrz grupy.
Posiedzenia CEN i CENELEC
Na posiedzeniach TC omawia się głównie sprawy dotyczące jego działalności, takie jak planowanie i programowanie oraz monitoruje się pracę Grup Roboczych. TC w zasadzie nie zajmuje się treścią merytoryczną norm, tego typu prace odbywają się przede wszystkim w Grupach Roboczych.
PKN może delegować na posiedzenie każdego TC maksymalnie 3 osoby. W każdym posiedzeniu mogą uczestniczyć inni delegaci, jednak zaleca się zachowanie ciągłości w reprezentowaniu krajowej jednostki normalizacyjnej.
Na posiedzenia TC mogą być delegowani reprezentanci członków KT/KZ. Osoba delegowana prezentuje stanowisko krajowe. Zgłaszanie delegatów na posiedzenia odbywa się poprzez Wydział Relacji Zewnętrznych PKN, zgodnie z procedurą Z2-P2 Zasady uczestnictwa w pracach organów technicznych i roboczych europejskich i międzynarodowych organizacji normalizacyjnych.
PKN może również złożyć formalną deklarację zorganizowania posiedzenia TC/SC. Zasady organizowania posiedzeń przedstawiono w ww. procedurze Z2-P2 oraz w zarządzeniu nr 13/2023 Prezesa PKN.
